В связи с прогрессом информационных технологий и увеличением объема информации все более актуальной и востребованной становится задача оперативного обмена данными, эффективного поиска и доступа к необходимым документам. Этот процесс может происходить как между крупными организациями, так и внутри одной небольшой компании.
На сегодня документы считаются универсальным инструментом в управлении предприятием, обеспечивающим взаимодействие между отдельными работниками и целыми структурными подразделениями, клиентами, вышестоящими организациями и партнерами.
В каких случаях особенно необходимо документирование деятельности, поручений, распоряжений?
— Когда необходима полная история отношений сторон, которые выступают участниками рабочего процесса.
— Документирование позволяет вести полную историю взаимоотношений с клиентами, а также фиксирует все поручения, которые дает руководитель своим сотрудникам, и сроки их выполнения.
В любой динамично развивающейся компании руководители ежедневно отдают тысячи распоряжений своим сотрудникам. В связи с этим увеливаются объемы деятельности организации. Особое значение в организации рабочего процесса имеет скорость работы с документами, а значит, и то, насколько быстро принимаются решения. В деятельности любого современного предприятия активно используется специальная система электронного документооборота. Опора на европейские стандарты в области делопроизводства, разработка и внедрение готовых бизнес-решений, совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от применения этой системы.
Основные сферы применения СЭД
Известная многим система электронного документооборота обеспечивает автоматизацию делопроизводства, возможность коллективной работы с документами. Она способствует улучшению следующих факторов:
1. Сокращение времени на поиск информации при одновременном повышении степени ее надежности и достоверности.
2. Значительное повышение уровня эффективности в управлении организации по причине урегулирования деятельности сотрудников, которые участвуют в процессе документооборота.
3. Сокращение времени на прохождение документов, поддержка управления доступом к общим информационным ресурсам.
4. Утверждение единого порядка в работе с электронными документами, который обеспечивает им доступность и защищенность.
5. Упрощение и ускорение получения информации о текущем состоянии всего бизнес-процесса или одного документа.
6. Создание единого информационного пространства, которое объединяет сотрудников-участников в работе с документацией.
7. Обеспечение конфиденциальности и безопасности информации.
Преимущества СЭД
Благодаря встроенному инструментарию настройки объектов можно адаптировать систему электронного документооборота под выдвигаемые требования организации. Несмотря на рост количества пользователей и объема информации система успешно сохраняет свою производительность. При этом она способна охватить все структурные подразделения компании, координируя их действия.
С помощью удобных функций мгновенной доставки сообщений и автоматических напоминаний можно не только оперативно уведомить исполнителя о задании, но и распланировать свой рабочий день в соответствии с поставленными задачами. Применение электронно-цифровой подписи и шифрования позволяет гарантировать авторство и подлинность документа уже после подписания. Сотрудники организации получают актуальную и структурированную информацию в кратчайшие сроки.
