Документирование – важная составляющая деятельности предприятия

0
221

В связи с прогрессом информационных технологий и увеличением объема информации все более актуальной и востребованной становится задача оперативного обмена данными, эффективного поиска и доступа к необходимым документам. Этот процесс может происходить как между крупными организациями, так и внутри одной небольшой компании.
На сегодня документы считаются универсальным инструментом в управлении предприятием, обеспечивающим взаимодействие между отдельными работниками и целыми структурными подразделениями, клиентами, вышестоящими организациями и партнерами.

В каких случаях особенно необходимо документирование деятельности, поручений, распоряжений?

— Когда необходима полная история отношений сторон, которые выступают участниками рабочего процесса.
— Документирование позволяет вести полную историю взаимоотношений с клиентами, а также фиксирует все поручения, которые дает руководитель своим сотрудникам, и сроки их выполнения.

В любой динамично развивающейся компании руководители ежедневно отдают тысячи распоряжений своим сотрудникам. В связи с этим увеливаются объемы деятельности организации. Особое значение в организации рабочего процесса имеет скорость работы с документами, а значит, и то, насколько быстро принимаются решения. В деятельности любого современного предприятия активно используется специальная система электронного документооборота. Опора на европейские стандарты в области делопроизводства, разработка и внедрение готовых бизнес-решений, совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от применения этой системы.

Основные сферы применения СЭД

Известная многим система электронного документооборота обеспечивает автоматизацию делопроизводства, возможность коллективной работы с документами. Она способствует улучшению следующих факторов:
1. Сокращение времени на поиск информации при одновременном повышении степени ее надежности и достоверности.
2. Значительное повышение уровня эффективности в управлении организации по причине урегулирования деятельности сотрудников, которые участвуют в процессе документооборота.
3. Сокращение времени на прохождение документов, поддержка управления доступом к общим информационным ресурсам.
4. Утверждение единого порядка в работе с электронными документами, который обеспечивает им доступность и защищенность.
5. Упрощение и ускорение получения информации о текущем состоянии всего бизнес-процесса или одного документа.
6. Создание единого информационного пространства, которое объединяет сотрудников-участников в работе с документацией.
7. Обеспечение конфиденциальности и безопасности информации.

Возможно вам пригодится:   Звіт-щоденник про проходження виробничої практики із спеціальності процеси, машини та обладнання

Преимущества СЭД

Благодаря встроенному инструментарию настройки объектов можно адаптировать систему электронного документооборота под выдвигаемые требования организации. Несмотря на рост количества пользователей и объема информации система успешно сохраняет свою производительность. При этом она способна охватить все структурные подразделения компании, координируя их действия.
С помощью удобных функций мгновенной доставки сообщений и автоматических напоминаний можно не только оперативно уведомить исполнителя о задании, но и распланировать свой рабочий день в соответствии с поставленными задачами. Применение электронно-цифровой подписи и шифрования позволяет гарантировать авторство и подлинность документа уже после подписания. Сотрудники организации получают актуальную и структурированную информацию в кратчайшие сроки.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите свой комментарий!
Пожалуйста, введите здесь свое имя