Защита от уничтожения или кражи бухгалтерских баз данных и/или первичных документов — что необходимо знать

0
468

Бухгалтерские документы отражают все факты финансово-хозяйственной жизни предприятия и являются доказательством операций и сделок, совершенных за определенный период времени. Храниться первичные учетные документы, а также регистры и отчетность должны не менее пяти лет после отчетного периода. Это установлено Законом 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (в последней редакции от 11.04.2018 №74-н).

Утрата, порча или незаконное уничтожение без соответствующего разрешения документов, хранящихся в архивах юридических лиц всех организационно-правовых форм собственности, влечет административную и даже уголовную ответственность за халатное ведение бухгалтерского учёта. Отсутствие документа чревато также доначислением налогов инспекцией расчетным методом.

В эпоху автоматизации удобно и целесообразно ведение бухучета в программе, но это не освобождает налогоплательщика от распечатки документа и его дальнейшего хранения. Закон «Об архивном деле» к документам относит любые документы, независимо от носителя информации. Поэтому сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, а поскольку речь идет о первичных документах, то и базы данных. Более того, также не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Не допустить уничтожение бухгалтерских баз данных и/или первичных документов – значит обеспечить их сохранность, этому способствует два наиважнейших фактора:

— подготовка помещений и оборудования;

— подготовка ответственных лиц высокой квалификации.

Для создания условий должного хранения первичных документов организация может организовать архив. К созданию архива предъявляются жесткие требования: обязательное наличие отдельного помещения, которое должно быть оборудовано системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Необходимы специальные стеллажи; установка жалюзи на окна от проникновения солнечных лучей, чтобы обезопасить документы от преждевременного выцветания. С целью предотвращения попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.

Возможно вам пригодится:   5 основных аспектов журналистской профессии и обучения

Существует способ хранить документы не в офисе, без оборудования архивохранилища: привлечь профессиональную архивную компанию. Хранение документов на другой территории, вне офиса увеличивает шансы на их сохранность в случае незаконного проникновения на территорию офиса или форс-мажорных обстоятельств.

Таким образом, компания самостоятельно, сообразно со своими финансовыми и иными возможностями, выбирает приемлемый способ хранения первичных бухгалтерских документов. Для некоторых документов службы безопасности требуют особые условия хранения, которым соответствуют исключительно архивы профессиональных компаний.

Не допустить уничтожение бухгалтерских баз данных является масштабной, важной и трудновыполнимой задачей системы хранения данных. Необходимо обеспечить комплекс мер, для исключения допуска злоумышленников к базам данным. Реализовать это можно с использованием защиты данных как на этапе передачи информации, так и на этапе ее хранения. Также важно учитывать возможность самих пользователей ошибкой в программе неумышленно нанести вред не только своим, но и данным других пользователей.

Существуют различные топологии построения систем хранения данных. В идеале бухгалтерская база должна храниться на сервере. К этому серверу необходимо ограничить физический доступ. Сервер должен находиться в отдельном закрываемом помещении, ключ от него выдаваться под роспись ответственному сотруднику. Администратор обязан настроить ежедневное резервное копирование на другой источник информации. Т.е. копирование базы данных должно осуществляться не на сам компьютер, на котором хранится база, а на другой, специально для этого выделенный. Во избежание уничтожения базы данных в виду форс-мажора: пожара, проникновения злоумышленников, затопления, других стихийных бедствий, безопаснее, если этот компьютер будет находиться в другом здании. Хранение ежедневной базы данных в другом здании исключит даже минимальные потери.

Для исключения возможности уничтожения бухгалтерских баз данных и документов, помимо разработки мест их хранения, крайне важна подготовка сотрудников: архива и специалистов по информационной безопасности. Это назначение ответственных лиц высокой квалификации, разработка правил хранения документов, порядок допуска к ним, анализ моделей угроз безопасности, проведение процедуры идентификации пользователей, применение журналов учета.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите свой комментарий!
Пожалуйста, введите здесь свое имя